1º PASSO – ELABORAÇÃO DOS ÍNDICES
- escolha a unidade piloto
- desenhe um fluxo de operação
- divida a loja por “departamentos”
- faça vários check-lists
- detalhe os itens mais importantes
SEPARE:
- as informações obtidas na unidade-piloto e na franqueadora
- e todo o material já escrito
DIVIDA AS INFORMAÇÕES POR ASSUNTO:
- elabore índices de forma lógica
- utilize pastas para dividir os materiais
OBTENHA A APROVAÇÃO:
- apresente os índices e faça os ajustes
- entregue simbolicamente as pastas vazias
DICAS ÚTEIS:
- envolva as pessoas
- esclareça que ninguém perderá o poder
- explique que não está fazendo auditoria
- delegue tarefas
- crie um clima saudável de competição
- cuidado: administre as ansiedades do grupo
2º PASSO – TRABALHO EM CAMPO
- “siga os passos” do responsável da unidade piloto
- participe dos treinamentos
- detalhe as informações seguindo os índices
IMPORTANTE:
- seja minucioso
- observe a tudo e a todos
- mas atenção: os outros também estão trabalhando!
3º PASSO – ANÁLISE CRÍTICA DAS INFORMAÇÕES
- coloque-se na posição do franqueado
- torne a linguagem técnica mais acessível
- exemplos servem para esclarecer, não para complicar
- elimine o que for desnecessário
4º PASSO – PADRONIZAÇÃO DE LINGUAGEM E LAYOUT
- utilize linguagem direta, no modo imperativo
- use sempre palavras positivas
- elabore frases curtas e simples: de 10 a 15 palavras por sentença
- prefira tópicos
- abuse de check-lists
- padronize páginas, títulos, caracteres, etc.
- identifique cada página com o nome e número do capítulo
- separe cada capítulo por arquivo
5º PASSO – ACABAMENTO FINAL
- acrescente figuras, anexos, tabelas, formulários, etc.
- capte a atenção do leitor
- trabalhe com o visual
- abuse de figuras já disponíveis nos softwares
- se possível, torne o manual mais descontraído
QUAL O OBJETIVO?
- facilitar a leitura
- tornar o manual mais atraente
6º PASSO – REVISÃO FINAL
- correção gramatical
- verifique linguagem, acentuação, pontuação, etc.
- vale passar por cima de algumas regras
- formulários corretamente preenchidos
- mande uma cópia para quem forneceu as informações
7º PASSO – IMPRESSÃO
- busque formas de facilitar e baratear a duplicação
- elabore uma folha-base com o logotipo de sua empresa
- imprima o texto em papel sulfite branco
- tire cópias nas folhas-base
